セミナーは開催する前日までに、準備しなければならないことが多くあります。当日になって「忘れてた！ 」では済まされませんので、準備は着実に進めるようにしましょう。
今回は、効率的なセミナー運営の進め方を順を追ってご紹介します。

セミナーを開催する目的と企画を設定

セミナーの準備で最も重要なのは、セミナーを行う目的、ターゲット、ゴールの設定です。参加者に「何を得て帰ってほしいか」を明確にしたうえで、その人たちに響く企画を練っていきます。最初の設定があやふやだったり、ぶれたりしていると、企画自体も固まりません。そのため、ぶれない目的と企画内容を決定することは、どんな準備よりも重要です。

セミナー開催までに準備することリスト

企画が固まったら、開催日までのスケジュールとToDoリストを作成しましょう。準備をしなければいけないことしっかりと整理することで、いつ、何をするべきかが明確に見えてきます。

＜3カ月前＞

• 募集日時と開催日の決定
• 会場の予約、設備についてなど

参加者募集の日程や開催日、講師の検討やスケジュールの確認なども必要です。人気講師にお願いする場合は、早めのコンタクトを心がけましょう。その際は、ある程度企画・内容も練っておくか、案を出しておく必要があります。そしてセミナーの規模を決めたら、会場を予約します。

＜1～2カ月前＞

• セミナー企画・内容を決定
• 告知・募集スタート
• サイト作成
• 当日の具体的な工程表の作成など

企画や内容が決まったら、すぐに告知を始め、参加者を募集しましょう。また、凝った作りでなくてよいので、セミナー告知用のサイトを作成することをおすすめします。さらにこの時期になったら当日の動きを意識した具体的な準備も本腰を入れていきましょう。

＜前日まで＞

• 会場の再確認
• 参加者（特に早期申込み者）へのリマインド
• 入金のお願い、お礼
• 参加者リストの作成
• 配布資料、アンケート用紙、スライドなどの確認
• 設備、備品類の確認

会場の確認をする際、もう一度会場までの道のりを確認しましょう。想定していなかった道路の工事などがあると、参加者は混乱してしまいます。当日の参加者になったつもりで、様々なシミュレーションをしておきましょう。それにより、チラシや案内板などの追加が必要になってくる可能性もあります。

スタッフの役割を明確に

大規模なセミナーでは特に、様々な係が必要になってきます。準備期間と当日それぞれの役割分担をしっかり行いましょう。大切なところが抜けていたり、不要な動きが多くなったりと効率的ではありません。まずは「必要な役目リスト」を作成し、スタッフを割り振りましょう。

聴衆へのアフターフォロー

セミナー開催日の後日には、お礼メールを送りましょう。また、「本日のセミナーはいかがでしたか？ 」とアンケートをとったり、今後につなげるため働きかけたりすると、次回のセミナー開催時に集客がしやすくなります。アンケート内容をもとにした話題で、個別に連絡するのも効果的ですね。

セミナー後の反省は重要ポイント

セミナー終了後は、アンケートの集計結果などを参考に、反省点を洗い出しましょう。アンケートは、今後につながる重要な指標となります。聴衆の望みや関心を割り出すことで、次回のセミナーへの教訓として活かすことができるのです。名前や連絡先などを顧客リストに付け加えることもお忘れなく。

セミナーの成功は、きちんと準備できるかどうかで大きく変わってきます。失敗なくスムーズに準備を進め、セミナー当日を迎えたいですよね。セミナーを運営する際は、やるべきことをリストアップするなど、できる限りの効率化をしながら進めていきましょう。