コラム
Column

プレゼン規模に合わせた資料構成とは

プレゼンテーションには、4~5人で行う会議のようなものから、100人、1000人単位で行う講習会のようなものまで様々なものがあります。伝えたい内容が同じだとしても、伝え方は規模それぞれに応じて変えた方が効果的です。
今回はプレゼンテーションの規模に応じた、資料作りのコツをご紹介します。

(1)大規模プレゼンテーションの場合~たくさんの人に伝える~

プレゼンテーションが大規模の場合、スクリーン投影のみで行う場合が多くあります。資料は、写真や図形を豊富に利用し、大きな文字で構成しましょう。1ページの情報量を少なくし、遠くからでも見えやすいように工夫します。

20語以上は入れない

文章はなるべく載せないようにします。1ページに20語以上入れないよう作成しましょう。聴衆は手元に資料がないので、スクリーンに注目しています。次のスライドを映す前に「今からお見せするのが…」などの説明を入れると、さらに注意を引きつけることができますよ。

スライドには変化をつける

ずっと同じようなグラフ、写真が続いたら飽きてしまいます。スクリーン画面は変化をつけて、単調にならないようにしたいですね。グラフが続く、キャッチコピーだけが連続するなどはさけ、適度に画像を挟んだり、グラフを用いたり、アニメーションを入れたりして工夫しましょう。また、資料作りの最中、忘れてしまいがちなのは、スクリーンは大きいということ。パソコンで資料作成しているときと、大画面に映し出されたときでは印象が変わります。

誰にでも伝わる言葉選びを

大人数に語りかけるということは、そこに幅広い層の人がいるということです。プレゼンの内容にもよりますが、年齢や職業、生活環境や専門分野も十人十色です。少人数のときよりも、一般的でわかりやすい言葉、万人受けしやすい写真や図を示すように心がけましょう。極端に言えば小学生、中学生にも通じるレベルの分かりやすさが必要です。専門用語などを使っていないか、慎重にチェックしてください。

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(2)小規模プレゼンテーションの場合~相手の顔を見ながら進める~

人数の少ない小規模なセミナーの場合、スクリーン投影用と、手元に配布する用の2種類の資料を用意するケースが多いでしょう。この場合、スクリーンは「見るもの」で、配布するのは「読むもの」という要素が強まります。少し役割が変わってきますから、投影用と配布用で分けて作成しましょう。

投影用・配布用資料の違いとは?

基本的に、スクリーン投影用資料に文章はあまり使わないようにします。細かい点は手元資料に任せ、投影用にはインパクトのある画像、グラフ、タイトルを映し出しましょう。配布資料には、具体的な資料やデータを入れます。投影用と全く違うものを用意する必要はありませんが、投影用の資料を補足したり、裏付けるようなデータも載せると、説得力が上がります。ただし、情報を詰め込み過ぎるのは厳禁です。文字の大きさ、文字数も気を配りましょう。

両方を使う場合の注意点

手元に資料を配られると、人はついついそれを読み込んでしまい、プレゼン自体の話を聞かない傾向にあります。話を進めていくうえで、画面に注目させることが、あなたのプレゼンに注意を向けることにつながります。「スクリーンのこちらにご注目ください」「ここに写っているのは○○です」などの言葉をプレゼンの間こまめに挟み、聴衆の関心をあなたにむけさせてください。
また、手元の資料で読み進み、先の情報まで読んでいる場合があります。プレゼンテーションの際、今どこを説明しているのかを伝えながら発表を進めましょう。

配布資料のみの場合

ごくわずかな人数ですと、配布資料のみの場合があります。そうなると、話す内容と資料の出来がプレゼンテーションを大きく左右します。資料は、1ページに1メッセージを心がけ、なるべく簡潔にまとめた内容になるように作りましょう。

小規模ならではのポイント

集まる人たちの特徴にあった言葉選びも重要です。分かりやすくするのは大前提ですが、集まった人の中では常識になっていること、用語などを必要以上に噛み砕く必要はありません。ただし、専門用語の連発、難しい言葉の使用は分かりづらくなるのでNGです。

大規模であれ小規模であれ、大切なのは「分かりやすく伝える」こと。それぞれの特徴を把握して、聞き手に届くプレゼンテーションを行いましょう。

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