コラム
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プレゼンテーションを時間通りにすすめる方法

上手なプレゼンテーションの共通点のひとつとして「時間通りに終わる」ということが挙げられます。話している内容がどんなに魅力的でも、終了予定時刻と大幅に異なってしまっては聞き手を嫌な気持ちにさせてしまいます。
かといって、時間通りに終わらせようと早口になってしまったり、時間が余ったからと意味のない話題で時間稼ぎをするのも考えものです。プレゼンテーションをきっちり時間通りに終わらせるには、何をすればよいのでしょうか。
ここでは、プレゼンテーションを時間通りに終わらせるためのポイントや事前に準備しておくことなどをご紹介します。

1分間で話せる文字数を知る

実際に何かを読んでみて、自分が話すのにかかる時間はどのくらいなのかを知りましょう。できれば録音もして、自分の話す速さを耳でも確認することをおすすめします。客観的に聞いてみると、自分で思っていたよりも聞き取りづらいということよくあることです。録音は何度も繰り返して、自分の喋り方で、最も聞き取りやすい速さをみつけてください。ちなみに、聞き取りやすい速さの目安として、テレビに出てくるアナウンサーを例に挙げると、1分間に300文字程度のペースで話していると言われています。

資料1枚ごとに時間を割り振り、話すスケジュールを立てる

自分が1分間に何文字話をするかが分かったら、今度はプレゼンテーションの資料を用意します。プレゼンテーション全体で話せる文字数を割り出し、話せる量に応じて、資料の枚数やページごとの文字数を調整しましょう。

このとき注意したいのが、プロジェクターで映す資料、聞き手に配布する資料、自分で読むための原稿は分けて作成するということです。プロジェクター用と配布用の資料を同じにしてしまうと、聞き手は手元の資料ばかりを見てしまいます。さらに原稿まで同じものにして配布資料を読みあげるだけとなってしまっては、資料を持ち帰って自分で読めば済むという話になってしまうので避けましょう。

また、プレゼンテーションをしている間は常に時間を確認してください。一枚ごとに予定時間をオーバーしているのか、それとも余裕があるのかを確認し、進行具合によって、ペース配分を調整していきます。手元にストップウォッチを置いたり、時間を計る専用のスマートフォンアプリなどを使うと良いでしょう。

無駄な言葉を省いて時間短縮

よくありがちなのが、最後の方になって時間が足りなくなること。最初は余裕だったのに、後半はバタバタと駆け足のように過ぎていく……。そんなプレゼンテーションを見たことがあるという人も多いのではないでしょうか。

プレゼンテーションの最中に無駄な言葉が多いと、途中から時間が足りなくなってしまうということがあります。小さいことでも積み重なっていくと時間ロスに繋がってしまうので、無駄な発言はなるべく避けるようにしましょう。
例えば、何か話す前に必ずといっていい頻度で「あー」、「えー」などと発してしまっているという人は少なくありません。口癖のようになっている人は、直すように意識してみましょう。

加えて、「ちょっと見えづらいですが…」、「分かりにくいかもしれませんが」など、言い訳の言葉も時間をロスする原因です。緊張していると、これら意味のない「つなぎの言葉」や言い訳が口をついて出てくることがあります。しかし、これは聞き手の注意を散漫にして、興味を失わせる効果はあっても、プラスに働くことはありません。無駄な発言を防ぐ方法としては、事前に練習を重ねること、そして自信を持って堂々とすることです。

時間に幅を持たせるための裏技

いくら練習を重ねて、前準備をしていても、プレゼンテーション当日は予想外のことが起きることだってあります。特に、思わぬ質問に時間をとられたり、質問タイムを用意したのに意外にも質問が少なく時間が余ったり、聞き手とコミュニケーションを取るために設けた時間は予定よりもズレてしまいがちです。
そんなときのために、話題にあらかじめ優先順位を付けておき、飛ばしてもよい話題、時間が余ったら付け加えられる話題を、それぞれ2~3個ずつ用意しておきましょう。また、話には短いバージョン、長いバージョンを作っておくと便利です。

どうしても時間が足りなくなる場合は、「こちらは資料に詳しく書いてありますので、そちらを参考にしてください」など聞き手に断りを入れたうえで、大幅にカットをする必要もでてきます。早口、駆け足で全てを説明するよりも、要点だけでもしっかりと伝えて、補足部分は資料に目を通してもらうという形の方が好印象です。

プレゼンテーションをするうえで、時間厳守は必須事項です。意外な場面で時間を取られたとしても、その場を上手く乗り切れるよう、様々な前準備をしておきましょう。

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